Optimiza tu tiempo

Experiencias y aprendizajes administrando mi tiempo.

Mucho hacemos para mejorar, ser más productivos, lograr mejores y más resultados. Pero generalmente buscamos toda esto intentando hacer más cosas en el día. Hoy vamos a ver los mejores consejos para administrar correctamente nuestro tiempo, y elegir correctamente también en qué invertimos nuestro tiempo.

1 – ¡Planifica! Administrar nuestro tiempo no es tener más tiempo libre, sino tenerlo mejor administrado. Utiliza de 15 a 30 minutos del día para planificar tu día.

Para planificar, selecciona las tareas importantes que debes realizar ese día y asignadles un espacio de tiempo. Lo ideal es organizar las tareas importantes en un espacio no mayor a 4 horas para mantener el mejor rendimiento, y al asignarles el tiempo siempre pensar en que llevará de un 30% a un 50% más de tiempo del que pensamos en el primer momento.

Dedicar de 15 a 30 minutos al día para planificar, puede hacer que tu día rinda el doble.

2 – Agrega todo a tu calendario, lo que no se calendario no existe. Recomendamos utilizar Google Calendar u otra agenda digital que te permita programar tareas que se repiten, o poder coordinar tu agenda con otras personas. El agregar todas las actividades al calendario, no solo ayudará a que no te olvides de nada sino que también ayuda a ser conscientes de la cantidad de tareas que tenemos para el día y puede avisarnos mediante alertas o notificaciones unos minutos antes de empezar la actividad para que se nos haga más posible cumplir con la agenda al 100%.

3 – ¿Empiezo con lo fácil o lo difícil? Las mañanas no son iguales para todos, pero si estaremos de acuerdo que la mañana es el momento en el que más energía tenemos. Por esta razón es recomendable empezar el día con las tareas más difíciles. Las que nos llevan más energía y concentración.

Y Las tareas más fáciles y rápidas las podremos ir haciendo luego en el resto del día al no requerir tanto de nosotros.

Empieza siempre por lo más difícil, o lo que te requiera más concentración.

4 – Para seleccionar a qué tareas dedicarles tiempo, no basta saber si son más fáciles o difíciles para ordenarlas en el día, sino que debemos también poder separarlas entre IMPORTANTES y URGENTES.

Las acciones importantes son las que sabemos que debemos de realizarlas si queremos cumplir nuestros objetivos, en cambio las tareas urgentes no nos ayudan a llegar a nuestras objetivos pero surgen en el camino y nos distraen quitándonos tiempo y energía en realizarlas. Siempre debemos recordar priorizar las tareas importantes, y delegar o realizar la menor cantidad posible de tareas urgentes.

Siempre haz lo IMPORTANTE antes que lo URGENTE.

5 – Hablamos mucho sobre cómo clasificar las tareas del día, pero recuerda: ¡debes priorizar! Sabiendo ya que es lo importante y más difícil, no solo basta con identificarlo y hacerlo en el momento del día que tenemos más energía. Sino que debemos de aceptar que no podemos ni debemos hacer TODO. Por lo tanto debemos tener la capacidad de separar las cosas que si vamos a decidir hacer, y las que vamos a preferir delegar o cancelar para concentrarnos en las anteriores.

6 – Una muy buena herramienta que nos puede ayudar a hacer esta selección de lo que vamos a hacer y lo que vamos a delegar o cancelar para poder alcanzar nuestros objetivos, es el principio del 80 / 20. Este principio dice que el 80% de los resultados generalmente vienen de un 20% de actividades (actividades claves o importantes), y a su vez el 20% de los resultados muchas veces nos requieren el 80% del nuestro tiempo.

Si logramos separar todas las actividades de nuestra agenda entre las que pertenecen al grupo del 80% resultados con 20% tiempo, o 20% resultados con 80% del tiempo, se nos hará mucho más fácil tomar la decisión de que tareas vamos a continuar realizando y cuales no.

Principio 80 / 20

7 – ¡Delega! Porque sabemos que dejar de realizar tareas por poco efectivas, por ser urgentes o por ser tareas simples que nos quitan mucho tiempo es que también te recomendamos delegar. Delegar es la habilidad que lleva a los auto-empleados a empresarios; y a las personas con pocos resultados a tener resultados exponenciales.

Para delegar debemos primero definir que habilidades son necesarias para realizar la tarea, definir el procedimiento o paso a paso para poder realizar otra persona la tarea, acompañar a la persona la primer vez que realice por nosotros la tarea delegada y quedar luego a las ordenes para quitar las dudas que surjan en el camino a realizar efectivamente esa tarea por nosotros.

Espero que estos consejos te ayuden a ser mucho más productivo con tu tiempo y que puedas utilizarlo más efectivamente. Déjanos tus comentarios si tienes dudas sobre algunos de estos puntos, si hay algún otro tip que quieras recomendarnos o si te ha funcionado.

¡Nos vemos en otra publicación camino a aprender a ser un Empresario Libre!

Maximiliano Montañés

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